ROZDZIAŁ I – POSTANOWIENIA OGÓLNE
§1 Cel i Zakres Działania Departamentu
1.1. Departament ds. Egzekucji Cyfrowych (dalej zwany „Departamentem„) działa w celu skutecznego egzekwowania praw cyfrowych oraz monitorowania i egzekwowania przestrzegania regulaminów wewnętrznych Grass Roots Lobbing Sp. z o.o. (dalej zwanej „Spółką„).
1.2. Departament ma na celu zapewnić skuteczną ochronę praw Spółki oraz świadczyć wsparcie w dziedzinie egzekucji cyfrowych.
1.3. Działanie Departamentu obejmuje identyfikację i zwalczanie naruszeń praw cyfrowych, w tym niechcianej korespondencji elektronicznej (spam) oraz wszelkich form cyberprzestępczości.
1.4. Departament współpracuje z innymi działami Spółki w celu skoordynowanego działania.
§2 Struktura Organizacyjna Departamentu
2.1. Departament podlega bezpośrednio pod Zarząd Spółki.
2.2. Kierownik Departamentu ds. Egzekucji Cyfrowych kieruje pracami Departamentu i odpowiada za jego efektywność.
2.3. W skład Departamentu wchodzą pracownicy zajmujący się egzekucją cyfrową, analizą zagrożeń oraz prowadzeniem postępowań egzekucyjnych.
2.4. Departament może ustanawiać komórki organizacyjne wewnętrzne w celu lepszej efektywności działań.
ROZDZIAŁ II – POWOŁANIE I OBOWIĄZKI KIEROWNIKA DEPARTAMENTU
§3 Powołanie Kierownika Departamentu
3.1. Kierownika Departamentu powołuje Zarząd Spółki na podstawie wniosku zgłoszonego przez Departament ds. Zasobów Ludzkich.
3.2. Wniosek o powołanie Kierownika Departamentu powinien zawierać informacje dotyczące kwalifikacji, doświadczenia oraz wiedzy kandydata.
3.3. Kandydat na Kierownika Departamentu jest zobowiązany złożyć oświadczenie o gotowości do podjęcia obowiązków na okres 5 lat oraz oświadczenie o gotowości do rozpoczęcia pracy na okres co najmniej roku, z wymaganym rocznym wyprzedzeniem w przypadku rezygnacji.
§4 Obowiązki Kierownika Departamentu
4.1. Kierownik Departamentu odpowiada za skuteczne zarządzanie procesami egzekucji cyfrowych.
4.2. Obowiązki Kierownika Departamentu obejmują:
a. Koordynację działań Departamentu.
b. Weryfikację uprawnień, wiedzy i doświadczenia pracowników.
c. Nadzór nad postępowaniami egzekucyjnymi.
d. Monitorowanie skuteczności działań Departamentu.
e. Współpracę z innymi działami Spółki.
ROZDZIAŁ III – PROCEDURY EGZEKUCJI CYFROWEJ
§5 Przyjmowanie Nowych Pracowników
5.1. Proces przyjmowania nowych pracowników do Departamentu obejmuje:
a. Ogłoszenie wewnętrzne w Spółce.
b. Rozmowy kwalifikacyjne.
c. Szkolenie kwalifikacyjne.
d. Okresowe szkolenia i podnoszenie kwalifikacji.
§6 Taryfikator Wynagrodzeń
6.1. Taryfikator wynagrodzeń dla pracowników Departamentu jest określony oddzielnie i podlega akceptacji Zarządu Spółki.
6.2. Wynagrodzenia są uzależnione od stopnia doświadczenia, kwalifikacji oraz efektywności pracy pracownika.
§7 Zwalnianie Pracowników
7.1. Zwalnianie pracowników z Departamentu może nastąpić z powodu naruszenia regulaminu, braku efektywności lub innych przyczyn uzasadniających rozwiązanie umowy o pracę.
7.2. Proces zwalniania pracowników podlega zatwierdzeniu Zarządu Spółki.
§8 Znajomość Procedur i Instrukcji Wewnętrznych
8.1. Pracownicy Departamentu są zobowiązani do znajomości i przestrzegania procedur oraz instrukcji wewnętrznych Spółki.
8.2. Brak znajomości i przestrzegania procedur może skutkować sankcjami, w tym zwolnieniem z pracy.
ROZDZIAŁ IV – POSTĘPOWANIA CYFROWE
§9 Ewidencja Postępowań Cyfrowych
9.1. Departament prowadzi systematyczną ewidencję postępowań cyfrowych.
9.2. Wszystkie postępowania są dokumentowane, a ich przebieg podlega kontroli wewnętrznej.
§10 Wewnętrzne Kontrole i Weryfikacja Procedur
10.1. Departament podlega regularnym wewnętrznym kontrolom celem zapewnienia zgodności z procedurami i przestrzegania regulaminów.
10.2. Kontrole są przeprowadzane przez wyznaczonego pracownika lub zewnętrznego audytora.
ROZDZIAŁ V – ROZLICZENIA I EWIDENCJA BILINGÓW
§11 Rozliczenia i Ewidencja Bilingów
11.1. Departament prowadzi systematyczną ewidencję bilingów.
11.2. Rozliczenia są dokonywane zgodnie z taryfikatorem wynagrodzeń.
ROZDZIAŁ VI – WARUNKI DOSTĘPU OSÓB TRZECICH
§12 Warunki Dostępu Osób Trzecich
12.1. Dostęp osób trzecich do danych i informacji przechowywanych przez Departament jest ograniczony i wymaga zatwierdzenia przez Kierownika Departamentu lub Zarząd Spółki.
12.2. Dostęp osób trzecich musi być uzasadniony prawem lub inna ważną przyczyną.
ROZDZIAŁ VII – POSTĘPOWANIE W PRZYPADKU NARUSZENIA REGULAMINU
§13 Postępowanie w Przypadku Naruszenia Regulaminu
13.1. W przypadku naruszenia regulaminu, Kierownik Departamentu podejmuje odpowiednie kroki w celu przywrócenia zgodności z procedurami lub regulaminami.
13.2. W przypadku poważnego naruszenia, może być podjęte postępowanie dyscyplinarne, aż do rozwiązania umowy o pracę.
ROZDZIAŁ VIII – POSTANOWIENIA KOŃCOWE
§14 Procedury Powoływania Nowych Komórek Organizacyjnych
14.1. Procedury powoływania nowych komórek organizacyjnych w Departamencie są określone w odrębnych procedurach wewnętrznych.
§15 Zgłaszanie, Wdrażanie i Szkolenie
15.1. Procedury zgłaszania, wdrażania i szkolenia w Departamencie są określone w odrębnych procedurach wewnętrznych.
§16 Zmiany w Regulaminie
16.1. Zmiany w Regulaminie Departamentu ds. Egzekucji Cyfrowych mogą być wprowadzane po zatwierdzeniu przez Zarząd Spółki.
16.2. Zmiany w Regulaminie są obowiązujące po ich ogłoszeniu i przekazaniu pracownikom Departamentu.
§17 Znajomość Regulaminu
17.1. Pracownicy Departamentu są zobowiązani do znajomości treści Regulaminu.
17.2. Brak znajomości Regulaminu nie zwalnia pracownika z odpowiedzialności za przestrzeganie jego postanowień.
§18 Postanowienia Końcowe
18.1. Regulamin wchodzi w życie z dniem [data].
18.2. Regulamin podlega zmianom i aktualizacjom zgodnie z potrzebami Departamentu oraz zatwierdzeniem przez Zarząd Spółki.
18.3. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego.
Załącznik nr 1: Oświadczenie o Gotowości do Podjęcia Obowiązków
[Imię i Nazwisko Kierownika Departamentu]
[Data]